Ak má občan pocit, že zápisnica z rokovania obecného zastupiteľstva (OZ) nezodpovedá skutočnosti, je neúplná alebo zavádzajúca, právny poriadok a rokovacie poriadky obcí mu poskytujú niekoľko nástrojov na nápravu a kontrolu:
1. Konkrétny návrh na nápravu
Ten, kto tvrdí, že zápisnica sa odchyľuje od skutočného priebehu, je povinný urobiť konkrétny návrh na nápravu. Tento návrh by mal obsahovať:
- požiadavku na doplnenie chýbajúcich častí (napríklad pripomienok občana),
- požiadavku na vypustenie toho, čo na rokovaní neodznelo,
- žiadosť o opravu nesprávne zachytených tvrdení.K takémuto návrhu by mal občan predložiť aj prostriedky na osvedčenie (dôkaz), ktorými sú najčastejšie audiozáznam, videozáznam alebo prepis záznamu.
2. Využitie inštitútu overovateľov
Zápisnicu overujú spravidla dvaja poverení poslanci (overovatelia), ktorí svojím podpisom potvrdzujú jej správnosť a úplnosť.
- Občan môže kontaktovať overovateľov zápisnice a upozorniť ich na nedostatky ešte pred jej finálnym podpísaním.
- Ak overovateľ súhlasí s občanom a odmietne zápisnicu podpísať kvôli jej nepresnosti, jeho námietka s odôvodnením sa musí zapísať priamo do zápisnice.
3. Oprava zjavných nesprávností
Mnohé moderné rokovacie poriadky (napr. Šenkvice, Častá, Cífer) obsahujú mechanizmus na opravu chýb. Ak zápisnica obsahuje zjavnú chybu v písaní, počtoch alebo inú zrejmú nesprávnosť, zapisovateľ alebo prednosta môže vyhotoviť písomné „oznámenie o oprave chyby“. Toto oznámenie sa následne stáva neoddeliteľnou súčasťou zápisnice a zverejňuje sa na webe obce.
4. Podnet hlavnému kontrolórovi obce
Hlavný kontrolór je najsilnejším prvkom vnútornej kontroly a dohliada na dodržiavanie interných predpisov obce vrátane rokovacieho poriadku.
- Občan sa môže na hlavného kontrolóra obrátiť so sťažnosťou, ak má za to, že zápisnica bola vyhotovená v rozpore s pravidlami určenými v rokovacom poriadku alebo že nezachytáva skutočný priebeh.
5. Podnet na prokuratúru
Ak obec odmieta zápisnicu opraviť a občan sa domnieva, že došlo k porušeniu zákona (napr. marenie úlohy verejným činiteľom alebo porušenie procesných pravidiel), môže podať podnet na prokuratúru.
- Prokurátor je oprávnený podať orgánu samosprávy upozornenie na účel odstránenia porušovania zákonov, ku ktorému došlo v postupe orgánu pri vydávaní uznesení alebo jeho nečinnosťou.
6. Vlastný zvukový alebo obrazový záznam
Občania majú ústavné právo vyhotovovať si z verejného zasadnutia vlastné audio alebo video záznamy. Tento záznam slúži občanovi ako kľúčový dôkazný prostriedok pri dokazovaní, že zápisnica je neúplná alebo zavádzajúca, keďže starostov podpis pod zápisnicou sa považuje za pravdivý len dovtedy, kým nie je inými dôkazmi preukázaný opak.
7. Prístup k materiálom a archivácia
Občan má právo požiadať o sprístupnenie všetkých materiálov z rokovania (vrátane príloh k zápisnici) podľa zákona o slobode informácií. V prípade pochybností môže požiadať o nahliadnutie do zvukového záznamu, ak ho obec vyhotovuje, aby si overil presnosť zapísaných údajov.